5 documentos que sua empresa precisa ter em dia para começar o ano com o pé direito

A preparação para o IRF, a decisão de manter ou mudar o regime tributário, conferência de documentos, entre outros procedimentos, acontecem justamente nessa etapa. Para que nada seja resolvido em cima da hora, vamos listar 5 documentos que os contadores devem observar para estarem em dia neste início de ano. Confira:

1 – Livros

Os livros são a base fundamental de registros da empresa e trazem todas as informações contábeis necessárias para o funcionamento da empresa. São eles:

• Diário: registra cada transação realizada pela empresa, como compras, vendas, pagamentos, recebimentos, etc.
• Razão: traz os tipos de pagamento (se foram realizados em bancos, caixas ou fornecedores) e as movimentações realizadas.
• Entradas e saídas: registram as questões de estoque e vendas de produtos, controlando se deve haver reposição ou aumentar as vendas para ocorrer giro de estoque.

Todos esses livros devem estar de acordo uns com os outros e não podem haver contradições. Por isso, é preciso revisá-los.

2 – Documentos relacionados ao regime tributário

É no período de fim ou início do ano que a decisão em se manter os regimes tributários ou alterá-los devem ser feitos, já que as alíquotas começam a ser cobradas a partir de janeiro. Por isso, veja se é necessário adequar a escolha destes regimes (simples, lucro presumido, lucro real).

3 – Guias

A principal delas é a Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Mesmo que ela tenha que ser entregue mensalmente, é bom checar se essa documentação está correta em todo final de ano. Outra guia que deve ser observada é a Guia da Previdência. Ela comprova que o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal foi realizado.

4 – Relação anual de informações sociais

Também conhecido como RAIS, é o arquivo no qual constam as contratações realizadas pela empresa, como forma de garantir que as atividades trabalhistas da organização estão seguindo as normas da legislação trabalhista.

Mesmo que a empresa não tenha realizado nenhuma contratação, esse documento deve ser entregue todo ano. Seu envio é realizado pelo site do Ministério do Trabalho e Emprego e, caso não seja enviado, a empresa poderá ser multada por dia de atraso da entrega. Se houver algum empregado omitido na relação, também poderá haver sanção, com o pagamento de multa por trabalhador que não conste no documento, aumentando esse valor conforme o tempo.

5 – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

O Caged também é outra forma de controle sobre os empregados e desempregados por empresas no Brasil. Todas elas devem enviar esse documento para o Ministério do Trabalho, através do preenchimento do formulário no site do próprio ministério. Da mesma forma que o anterior, caso não seja entregue, a empresa paga uma multa e é preciso justificar o atraso.