Benefícios flexíveis: como usar e garantir sua segurança jurídica

Flexibilidade é uma das palavras de ordem no mundo do trabalho atualmente. Se antes da pandemia já era necessário buscar formas de deixar a vida dos colaboradores mais eficiente, hoje já está claro que usar a mesma receita para todo mundo não faz sentido. Melhor do que determinar, é deixar cada um escolher o que é melhor para si –especialmente ao se falar em benefícios corporativos.

Pense na alimentação, por exemplo: tem gente que prefere comer em restaurante e tem quem prefira levar marmita. Ter um benefício que dá espaço para as duas opções pode ajudar muitas organizações a reter e satisfazer seus colaboradores. Novidade recente no mercado, o setor de benefícios flexíveis tem sido um aliado do RH e dos talentos. No entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre como essas empresas operam no mercado e os aspectos legais do ramo. Assim preparamos essa lista de perguntas e respostas. Vamos lá?

Como funciona um cartão de benefícios flexíveis? O colaborador pode gastar os recursos como quiser?

A grande inovação dos cartões de benefícios flexíveis é que eles funcionam como cartões de crédito pré-pagos bandeirados, com os valores depositados pelas empresas. Isso permite que os recursos sejam gastos em qualquer estabelecimento relacionados às categorias de benefícios, que aceite a bandeira do cartão. É uma novidade para o sistema tradicional, de arranjo fechado, na qual se fazia necessário o credenciamento de restaurantes e supermercados para a aceitação dos “vales”, o que limita, e muito, as opções de quem vai usar o cartão.

Na Caju, por exemplo, que opera com a bandeira Visa, cada uma das 7 categorias de benefício (refeição, alimentação, cultura, home office…) funciona como uma carteira digital. Cada empresa pode decidir se deixa o colaborador transferir o dinheiro de uma carteira para outra, flexibilizando o uso dos recursos, ou se o uso ficará restrito àquela finalidade. Graças a uma tecnologia que liga a carteira do colaborador ao cadastro fiscal de cada estabelecimento, é possível evitar que um valor destinado para alimentação seja, por exemplo, gasto com a compra de uma camiseta. Além disso, vale dizer que a Caju, no mercado há três anos, contou com assessoria de escritórios de advocacia renomados para criar seu modelo de negócios, bem como o respaldo jurídico de suas operações.

O valor depositado num cartão de benefício flexível pode ser considerado salário?

Não. Essa é uma dúvida comum e relevante, mas é importante esclarecer que existe uma distinção na legislação trabalhista entre salário e benefício. Por isso mesmo, a existência de um cartão como o da Caju, com várias “carteiras”, baseadas nas regras estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – uma para cada categoria de benefício diferente –, junto à tecnologia que cruza a carteira com os dados do estabelecimento, evita que o colaborador possa usar a valor pago seja utilizado para finalidade distinta daquela pré-estabelecida, se assim for estabelecido pela empresa.

Minha empresa pode aderir ao PAT usando benefícios flexíveis?

Criado em 1976, o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) tem por objetivo melhorar a alimentação dos colaboradores, dando incentivos fiscais para empresas que operam no sistema de lucro real e oferecem benefícios como vale-refeição/alimentação aos funcionários. Durante muito tempo, esse benefício só estava disponível para as empresas de arranjo fechado de pagamento. No entanto, em 2021, as regras mudaram: segundo o Decreto 10.854/2021, empresas que adotam sistema aberto, como as que oferecem benefícios flexíveis, poderão operar dentro do PAT. As mudanças valem a partir de maio de 2023, mas as empresas já podem utilizar a plataforma da Caju para oferecer diversas categorias de benefícios – quando a hora chegar, o sistema já estará pronto para aproveitar as vantagens do programa.

O colaborador pode transferir o saldo da forma que quiser?

Só se a empresa permitir. A maioria dos serviços de benefício flexível permite que o empregador decida quais categorias deseja oferecer, o valor depositado e se ele poderá ser transferido para outras carteiras. Segundo a CLT, essa mudança é válida pois é possível alterar uma regra no contrato de trabalho se houver consentimento entre as partes. Ao permitir que uma carteira específica seja flexibilizada, a empresa dá seu aval; ao dar o aceite para a transferência, o mesmo acontece para o colaborador. Na Caju, para garantir que o colaborador utilize seus benefícios de acordo com a lei, a empresa pode travar certas categorias (como alimentação e refeição), e flexibilizar outras, como educação, home office ou mobilidade, permitindo que os recursos sejam usados adequadamente.

Alguns benefícios flexíveis tem uma carteira chamada saldo livre. Para que serve?

O saldo livre foi criado pelas empresas de benefícios flexíveis para ajudar as empresas a pagarem premiações extraordinárias (não vale para o bônus mensal ou anual!), ajuda de custo ou reembolsos, servindo para pagamentos pontuais. Na Caju, dá até para fornecer ao colaborador um valor destinado a uma ocasião específica: por exemplo, para comprar bebida e comida para um happy hour virtual. A parte mais legal? É possível até criar um período de validade para esse benefício – assim, quem não participar do happy hour não ganha.