Canal de denúncias nas empresas: o que é e como funciona?

O canal de denúncias é um instrumento fundamental para que as empresas evitem situações prejudiciais dentro do ambiente de trabalho. Geralmente, é implementado por meio de plataformas ou centrais telefônicas – responsáveis por receber as denúncias. Com isso, a organização define regras de conduta e ética direcionadas ao combate ao assédio e outras formas de violência na corporação. A ferramenta garante total anonimato aos denunciantes, além de segurança e tranquilidade para todos os colaboradores.

A seguir, o especialista em compliance Renato Santos, sócio da S2 Consultoria, explica quais são os principais benefícios de contar com um canal de denúncias na empresa.

O canal de denúncias é um portal de comunicação que pode ser utilizado por qualquer colaborador, fornecedor ou parceiro de negócios. Ele serve para relatar diferentes tipos de irregularidades dentro das corporações, como situações de assédio, discriminação, corrupção, entre outras. Assim, tem como principal objetivo identificar problemas que representam riscos para o ambiente de trabalho e para a empresa.

Muitas vezes, as denúncias são completamente desconhecidas pela gestão corporativa. Portanto, o canal de denúncias representa um instrumento democrático, uma vez que garante que toda a comunicação seja feita de maneira segura e confidencial. Dessa maneira, os funcionários podem denunciar irregularidades, sem medo de perderem o emprego ou serem impactados negativamente com outras consequências.

A importância de um canal de denúncias nas organizações

As razões que levam as companhias a implementarem um canal de denúncias são diversas. Antes de tudo, ele é uma ferramenta específica para prevenir e detectar atos ilícitos, pois incentiva os profissionais a relatarem comportamentos inadequados na rotina.

Adotar esse tipo de canal também é fundamental para reforçar a cultura ética na organização, já que enfatiza a importância de condutas corretas no cotidiano de trabalho. Lembrando que, após a comunicação dos casos, a gestão pode iniciar uma investigação e tomar as medidas necessárias para remediar a situação.

Sem contar que o canal de denúncias é a melhor alternativa para atender aos requisitos legais e regulatórios impostos às empresas. Assim, é possível se prevenir de processos trabalhistas e ações judiciais, que podem afetar significativamente o crescimento do negócio.

Características de um canal eficiente

Uma boa solução de canal de denúncias deve apresentar algumas características básicas para ser, de fato, eficiente. A ferramenta deve permitir que a companhia desenvolva ações corretivas e preventivas, fortalecendo a cultura ética e o compliance. Já existem inúmeras empresas que oferecem canais de denúncias online, atendendo a todos os requisitos regulatórios e as boas práticas de governança. Para isso, atenção aos seguintes pontos no momento de escolher a plataforma para o negócio:

Confiabilidade e especialização: priorizar o grau de expertise do fornecedor e empregar boas técnicas e metodologias no canal de denúncias;

Segurança das informações: adotar práticas e padrões internacionais de segurança na infraestrutura, como garantia de anonimato e confidencialidade dos dados;

Capacitação dos investigadores: a equipe de suporte deve agir de maneira ética e profissional, além de desenvolver uma condução que se adeque à apuração das denúncias;

Gestão de casos: o canal de denúncias deve simplificar as atividades a ponto de permitir que a empresa mantenha o foco na resolução dos casos;

Suporte: o fornecedor deve prestar consultoria na implementação, estruturação e treinamento, de modo que se adequem ao contexto do negócio.

2 tipos de canais de denúncias existentes

Atualmente, há dois tipos principais de canais de denúncias: os internos e os externos:

Canal de denúncias interno: a própria organização cria e gerencia os canais. Ou seja, uma equipe interna da empresa realiza todos os processos de recebimento e tratamento das denúncias;

Canal de denúncias externo: são plataformas as quais companhias especializadas nesse tipo de atividade desenvolvem, sendo um serviço terceirizado e que as corporações pagam.

10 benefícios de ter um canal de denúncias eficaz

Para além de garantir a adequação diante da legislação, ter um canal de denúncias na empresa oferece muitos benefícios – sobretudo na rotina de trabalho. Confira: ajuda a combater fraudes; garante mais transparência para a empresa, gerando confiabilidade para funcionários, parceiros de negócios e investidores; evitar riscos e danos à reputação e imagem da companhia; impede que as situações irregulares evoluam e criem um clima organizacional hostil; reduz perdas financeiras com demissões, afastamentos, multas e processos judiciais; previne ocorrências de fraude, suborno, assédio, corrupção e outros, no ambiente corporativo; contribui para uma cultura organizacional aberta ao diálogo e que incentiva constantemente os colaboradores; ajuda a manter os profissionais alinhados às diretrizes de ética, estimulando o cumprimento das normas internas; melhora o relacionamento entre funcionários, gestores e líderes; gera vantagem competitiva para a empresa.

Como implementar um canal de denúncias em sua empresa

Atualmente, o canal de denúncias é uma ferramenta indispensável para prevenir e reduzir ações prejudiciais às companhias. Ele pode funcionar por meio de telefone, e-mail, sistema próprio ou outras formas de comunicação – sendo que há a passagem das denúncias para um comitê de ética ou ouvidoria.

Para implementar um programa do tipo na organização, é interessante investir em um sistema especializado de canal de denúncias. Isso porque o serviço garante o sigilo necessário das informações durante todas as etapas da apuração dos casos irregulares.

Quando a gestão empresarial escolhe implementar o canal de denúncias interno, reunir uma equipe específica e capacitada para lidar com as atividades é essencial. Nesse caso, os profissionais precisam atuar com o máximo de rigor, controle e análise sobre os processos de investigação.

Sem dúvidas, o canal de denúncias é um instrumento imprescindível para manter uma cultura ética nas empresas. A ferramenta incentiva boas práticas e pode representar um importante diferencial competitivo para o negócio – oferecendo bem-estar para os colaboradores e mais confiabilidade para a corporação.