Empresas têm só quatro meses para se adaptar ao e-Social

A Receita Federal vai dar, a partir de janeiro, um passo a mais no processo de informatizar sua relação com os contribuintes. Isso porque nessa data entrará em vigor o e-Social, sistema de escrituração digital por meio do qual todas as companhias terão de passar, de forma unificada, suas informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias para o Fisco. 

Especialistas aconselham as empresas a atentarem para a questão, já que faltam pouco mais de quatro meses para a entrada em vigor do sistema. “Ainda não há muitos contribuintes preocupados com isso”, diz a advogada tributarista Valéria Zotelli, sócia do escritório Miguel Neto Advogados.

Porém, há motivos para se preocupar. Isso porque haverá a necessidade de padronização e unificação dos cadastros. “As informações sobre a folha de pagamento, incluindo todos os funcionários, e os dados sobre a retenção de pagamentos de serviços que hoje são apresentados a diferentes órgãos serão centralizadas”, afirma Fernanda Souza, gerente comercial da desenvolvedora de softwares tributários Easy-Way do Brasil.

Entre os objetivos do e-Social está o de eliminar a necessidade de passar informações em duplicidade – deve possibilitar a extinção de obrigações acessórias, como Caged, Rais, Dirf e Gefip. Isso deverá ser bem-vindo. Estudo do Banco Mundial estima que as companhias brasileiras gastam, em média, 2.600 horas anuais produzindo informações que são enviadas ao governo. 

No entanto, a gerente da Easy-Way assinala que, inicialmente, haverá o trabalho de sanear os cadastros e checar se não há divergências em números de inscrição, por exemplo, do PIS dos funcionários ou a ausência de dados básicos, por exemplo, datas de nascimento e documentos dos dependentes dos empregados. Isso sem contar a necessidade de sistema de informática para atender a exigência de escrituração digital de todos os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais.

CONTROLE

Ao mesmo tempo em que pode simplificar os processos de prestação de informações, o e-Social aperfeiçoará o controle da Receita Federal sobre as empresas. Esse é um processo que já se iniciou há sete anos com o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal. “O governo já tem diversas ferramentas e o e-Social será mais uma delas”, cita Frederico Enguel da Silva, coordenador do departamento de tributos do escritório Rocha, Calderon e Associados. 

Porém, agora o Fisco poderá cruzar as informações, por exemplo, em relação à folha de pagamento, de forma mais ágil e notificar quem passa dados com algum erro, assinala Valéria Zotelli. “Cada dia que passa as empresas precisam se preocupar com a exatidão das informações”, afirma. 

Isso exigirá atenção redobrada com práticas adotadas – o chamado jeitinho brasileiro – que não estão dentro das regras, mas que, até agora, poderiam passar despercebidas. Quem não cumpre suas obrigações trabalhista e previdenciária deverá se preparar para que não seja penalizado, alerta Roberto Chaves Tonetti, sócio do escritório Duarte e Tonetti.

EMPREGADOS 

Ao mesmo tempo em que deve facilitar os controles da Receita Federal, contribuindo para aumentar a arrecadação do governo e também simplificar a rotina administrativa das empresas, o e-Social deve trazer benefícios aos trabalhadores. Isso porque há a expectativa de que eles tenham a possibilidade de acompanhar melhor, por meio da internet, se seus direitos estão sendo respeitados.

“(O sistema) é positivo até mesmo para os empregados, uma vez que os mesmos passarão a ter acesso a uma nova e robusta base de dados, tendo à disposição todas as informações contratuais e recolhimentos de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)”, concorda a gerente comercial da Easy-Way do Brasil, Fernanda Souza. 

Frederico Enguel da Silva, coordenador do departamento de tributos do escritório Rocha, Calderon e Associados, assinala que, atualmente, quando o FGTS é depositado pelos patrões, o funcionário só vai conseguir ver no sistema da Caixa Econômica Federal dali a dois meses. Com a unificação, a tendência é que haja bem mais agilidade no acesso à informação. Isso também será uma forma de o próprio trabalhador acompanhar de perto como estão sendo feitos os recolhimentos.